تصدر الأمانة العامة للائتلاف العالمي دعوة سنوية في الربع الأول من كل عام لتقديم الطلبات الخاصة بمجتمعات الخبراء التي تقع ضمن مجالات التركيز المحددة في الائتلاف العالمي (التعليم والمشروعات الصغيرة والحوكمة والصحة) أو في القضايا ذات الأهمية الخاصة (المحتوى والنوع الاجتماعي والشباب والتنمية الريفية). ويتمُ أولاً تشجيع مقدمي الطلبات المحتملين على الاطلاع على مجالات عمل مجتمعات الخبراء القائمة لأن الطلبات المكررة أو المتداخلة مع مجتمعات قائمة سيتم استبعادها.

تؤدي مجتمعات الخبراء وظائفها طبقاً للمبادئ الواردة في الوثيقة المعنونة "اجراءات تنظيم عمل الإئتلاف العالمي" وتحت رعاية لجنة التوجيه، إلا أنها كيانات ذاتية التنظيم وتعتمد على مواردها الذاتية وتتمتع بمرونة بالغة فيما يتعلق بطرق عملها. ويتوقَّع من مجتمعات الخبراء أن تضع معايير لقياس مدى التقدم في بلوغ أهدافها.

ويتم رفع طلبات المتقدمين الذين يلبون المعايير الموضوعة من قبل الأمانة العامة على لجنة التوجيه للموافقة عليها، مع مراعاة تقديم خطة تفصيلية للتنفيذ وتوظيف الموارد خلال 6 أسابيع من الإخطار. وبعد المراجعة المرضية للخطة، يتمُ دعوة مجتمعات الخبراء لبدء العمل.

وفي كل اجتماع سنوي للمجلس الاستراتيجي بعد الموافقة على إنشائها، يُطلب من مجتمعات الخبراء تقديم تقارير حول إنجازاتها باستخدام معايير قياس تبين مدى تلبيتها لأهدافها. ويقوم أعضاء المجلس الاستراتيجي بمراجعة التقارير، وإن رأى أي عضو بأنَّ أي مجتمع خبراء لا يقوم بأعماله بشكل يلبي المعايير، فبإمكانه إحالة التقرير إلى لجنة التوجيه لمراجعته. وإذا اتفقت لجنة التوجيه على أن المجتمع لا يؤدي المطلوب، فقد يتمُ إعادة هيكلة مجتمع الخبراء المعني أو حله حسبما يتم الإتفاق عليه ذل بالتشاور مع المنظمة الرائدة في مجتمع الخبراء.